Digitalisierung und Aufbewahrung von Studiendokumenten

Serviceumfang

Der Service beinhaltet:

• Digitalisierung (Scanning) von papierbasierten Studiendokumenten: das Papieroriginal wird in die elektronische Form übernommen.
• Zusätzlicher, eigenständiger Import von bereits elektronischen Studiendokumenten in Arts (Studien mit und ohne Scan-Dokumenten) durch den Archivar oder PI
• Eigenständiger Import und Aufbewahrung von Studien-DB bzw. zip Files bis 2GB. Diese Dateien bleiben veränderbar für die Wiederverwendung der Daten
• Sicherstellung einer rechtskonformen Aufbewahrung:
  • Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
  • Trennung Forschungsunterlagen und klinische Unterlagen (logisch/physisch): Die digitalisierten Papier-Dossiers werden in einem separaten Speicherbereich zusammenhängend abgelegt. Hierdurch wird vermieden, dass Studien und Patientenakten gemischt auf dem Speicher liegen.
  • Unveränderbarkeit (der Read-only Status): elektronisch archivierte Dokumente dürfen nicht veränderbar sein.
• eine einheitlich strukturierte Langzeitaufbewahrung: Ablage nach TMF Kapiteln oder «en bloc»
• die jederzeitige Verfügbarkeit der Dokumente
• ein datenschutzkonformes Zugriffsmanagement auf die Studiendaten und –inhalte: Zugriff nur durch den Dateneigner oder dessen rechtmässigen Stellvertreter
• das Management und die Pflege der jeweiligen Studien-Dokumente (Nachscanning, Löschung der Daten)

Anmeldung und Nutzung der Dienstleistung

Um die Dienstleistung nutzen zu können und einen Scan-Auftrag zu erteilen, beantragt der/die PI in einem ersten Schritt bei der DLF mittels Antragsformular die Berechtigung für ARTS.

Die Schulungsunterlagen enthalten eine detaillierte Beschreibung der weiteren Schritte sowie der verschiedenen Rollen.

Kosten

• Kosten pro digitalisierten Ordner und Aufbewahrung: CHF 45.-
• Kosten für die selbständige Ablage und Aufbewahrung von rein elektronischen Studiendokumenten: einmalige Gebühr von CHF 45.- (Anlegen der Studie in Arts und Aufbewahrung der Studiendokumente)

Diese werden nach Abschluss der Digitalisierung von der DLF intern in Rechnung gestellt.

Spezifikation für die digitalisierte Aufbewahrung von papierbasierten Studiendokumenten aus IIT und extern gesponserten Forschungsprojekten

Die Spezifikation enthält eine Beschreibung der Rechtsgrundlagen sowie des Digitalisierungs- und Aufbewahrungsprozesses. Sie kann als Information an externe Sponsoren für bereits abgeschlossene, laufende oder zukünftige Forschungsprojekte abgegeben werden.

Das Dokument gibt es deutscher  und englischer Ausführung.